INSTRUCTIVO PARA REALIZAR INSCRIPCIÓN DE LIBROS ELECTRÓNICOS.
De acuerdo a lo previsto en los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos y se estableció la obligación de inscribir en el Registro Mercantil, solamente los libros de registros de socios y accionistas y los de Actas de Asamblea y Juntas de Socios, siempre que se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, en los términos establecidos por la Ley.
Efectuada la inscripción del Libro de Actas de Juntas de socios y accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Para utilizar el servicio de Libros Electrónicos, se debe contar con un certificado de firma digital expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia, de las siguientes personas:
• Presidente y Secretario de la Reunión quienes suscriben el acta, para el registro del Libro de actas.
• Representante Legal, para el registro de Libro de Accionistas y de socios.
También se requerirá el certificado de firma digital del Revisor Fiscal o Contador Público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
Pasos para realizar la solicitud de inscripción
1. Diligencie el Formato de solicitud de inscripción de libros electrónicos (F-AU- 11). Indique claramente el nombre del libro que va a inscribir y el nombre de la sociedad o Entidad sin Ánimo de Lucro a la que pertenece. Recuerde que la solicitud debe estar firmada por el representante legal de la sociedad o de la Entidad sin Ánimo de Lucro.
2. Si va a realizar únicamente la solicitud de inscripción de libro electrónico, adjunte el Formato de solicitud de inscripción de libros electrónicos diligenciado y firmado por el representante legal. Esta solicitud también puede ser firmada digitalmente. Recuerde que, si el libro electrónico que va a inscribir, es la continuación de un libro físico, debe adjuntar también el certificado del revisor fiscal o contador de la sociedad o de la entidad que acredite esta situación conforme con lo dispuesto en el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
3. Si la sociedad o la entidad ya tiene archivos electrónicos que pertenecen al libro que se va a inscribir, adjunte también el Formato de solicitud de conformación de libros electrónicos (F-AU-12) diligenciado, firmado por el representante legal.
4. Los formatos de inscripción o de conformación se deben enviar en formato PDF.
5. Radique su solicitud de inscripción de libro electrónico en la sede de la Cámara de Comercio de Ipiales, o enviándola al correo electrónico atencionalcliente@ccipiales.org.co para ser revisada.
6. Una vez sea revisado el trámite, será notificado al correo electrónico y al número de teléfono reportado en el Formato de solicitud de inscripción de libros electrónicos y/o en el Formato de solicitud de conformación de libros electrónicos (F-AU-12) para que se acerque a la Cámara de Comercio de Ipiales y realice el pago correspondiente y entregue el libro a registrar, este debe venir almacenado en un CD, DVD o USB marcado con el número de Matrícula Mercantil de la sociedad o inscripción de la Entidad Sin Ánimo de Lucro, en formato PDF y con un peso máximo de 20 MB.
7. Si la solicitud de inscripción cumple con los requisitos legales, el libro de comercio electrónico será inscrito en el respectivo registro y se le enviará una notificación de la inscripción al correo electrónico registrado en la Cámara de Comercio de Ipiales.
8. Efectuada la inscripción del libro electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, archivos electrónicos, destinados a ese libro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, el usuario deberá realizar el trámite de registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.
9. Si ya tiene inscrito un libro electrónico puede solicitar la conformación del mismo, diligenciando el Formato de solicitud de inscripción de libros electrónicos y radíquela en la sede de la Cámara de Comercio de Ipiales, como se describió anteriormente.
¿Cuáles son los libros que puede inscribir?
Únicamente los libros de comercio conforme al Artículo 175 del Decreto 19 de 2012 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Sociedades por acciones: Anónimas, Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) y Sociedades en Comandita por Acciones Libro electrónico registro de accionistas Libro electrónico actas de asamblea de accionistas
• Sociedades de personas: Limitadas, en Comandita Simple y Colectivas Libro electrónico de registro de socios Libro electrónico de actas de junta de socios
• Entidades Sin Ánimo de Lucro Libro electrónico registro de fundadores
Libro electrónico registro de asociados
Libro electrónico actas asamblea de fundadores
Libro electrónico actas consejo de fundadores
Libro electrónico actas asamblea de asociados
Libro electrónico registro de cooperados
Libro electrónico actas del máximo órgano social.
(Únicamente cuando el libro que allega no se encuentra dentro de los anteriores).
